Der digitale Arbeitsplatz entwickelt sich schneller, als dass IT-Abteilungen mithalten können.
Darf ich vorstellen: Schatten-IT, die nicht genehmigten technischen Lösungen, die Mitarbeiter zur Erledigung ihrer Aufgaben einsetzen.
Klingt harmlos, oder?
Falsch gedacht.
Das mag zwar die Produktivität steigern, ist aber ein Alptraum für die Cybersicherheit.
Aber keine Panik! Es gibt eine Möglichkeit, Risiken zu verringern, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und Schwachstellen zu beseitigen.
Lass uns in die Schattenwelt eintauchen und erfahre alles über die Gründe für Schatten-IT, nicht genehmigte Apps und 5 Geheimnisse, wie man dieses digitale Übel in den Griff bekommt.
(Spoiler: Deine sensiblen Daten werden es dir danken.)
Was ist Schatten-IT?
Schatten-IT bezeichnet die Nutzung nicht genehmigter Technologielösungen in einem Unternehmen ohne das Wissen oder die Zustimmung der IT-Abteilung.
Dies ist der Fall, wenn Mitarbeiter Cloud-Dienste, Anwendungen oder Hardware nutzen, die nicht vom Unternehmen geprüft oder genehmigt wurden. Auch wenn es harmlos erscheinen mag, kann Schatten-IT in deinem Unternehmen erhebliche Risiken bergen, so dass die Verwaltung für den Schutz der Unternehmensdaten und die Aufrechterhaltung der Sicherheit entscheidend ist.
Beispiele für Schatten-IT.
Stell dir Folgendes vor: Ein mittelgroßes B2B-Unternehmen führt eine standardisierte Videokonferenzplattform ein.
Das Vertriebsteam ist jedoch frustriert über die Einschränkungen der Plattform und beginnt, eine nicht zugelassene App für Kundenbesprechungen zu nutzen.
Diese scheinbar harmlose Umgehung bringt das Unternehmen in die Gefahr von Datenschutzverstößen und erhöht das Risiko von Datenschutzverletzungen. Das ist ein Paradebeispiel dafür, warum Unternehmen effektive Wege finden müssen, um Schatten-IT zu verwalten.
Warum nutzen Mitarbeiter Schatten-IT?
Fragst du dich, warum viele Mitarbeiter nicht zugelassene Tools verwenden?
Ganz einfach: Sie sind auf der Suche nach Effizienz.
Wenn die offiziellen Kanäle die benötigten Tools nicht bereitstellen können, wenden sich die Mitarbeiter an SaaS-Lösungen, die schnelle Lösungen versprechen. Dieser Wunsch nach Produktivität übertrumpft oft die Bedenken über Sicherheitsmaßnahmen.
Die Ironie dabei?
Während sie versuchen, die Effizienz zu steigern, gefährden Mitarbeiter möglicherweise unwissentlich das gesamte Unternehmen.
Ohne eine ordnungsgemäße Prüfung innerhalb des Unternehmens können diese Schatten-IT-Praktiken ohne angemessene Aufsicht gedeihen und möglicherweise die Datensicherheit und die Einhaltung von Vorschriften gefährden.
Der Schlüssel zur Lösung dieses Problems? Die Bedürfnisse der Beschäftigten zu verstehen und sanktionierte Alternativen anzubieten, die der Attraktivität von Schatten-IT-Tools entsprechen.
Was sind die wichtigsten Risiken und Vorteile der Schatten-IT?
Schatten-IT ist nicht gleich ein Weltuntergang.
Ja, wir können argumentieren, dass sie Unternehmen helfen, schneller zu innovieren.
Aber (und das ist ein großes Aber), sie birgt auch potenzielle Sicherheitsrisiken, die dein IT-Team um den Schlaf bringen werden.
Was ist also das Problem?
Ist es eine Geheimwaffe oder eine tickende Zeitbombe für die Daten deines Unternehmens?
Gehen wir der Frage auf den Grund, warum sich Mitarbeiter für Schatten-IT entscheiden und was dies für dein Unternehmen bedeutet.
Vorteile von Schatten-IT
Ist Schatten-IT schlecht? Nicht immer.
Das managen von Schatten-IT kann zwar eine Herausforderung sein, bringt aber oft unerwartete Vorteile mit sich. Im Folgenden erfährst du, warum Schatten-IT oft ein Silberstreif am Horizont ist:
Erhöhte Innovation und Agilität
Wenn Mitarbeiter neue SaaS-Anwendungen, Software oder Cloud-Dienste übernehmen, schließen sie damit oft Lücken in bestehenden Systemen. Dies kann zu innovativen Lösungen führen, die sich im gesamten Unternehmen verbreiten und so die Gesamteffizienz und die Fähigkeit zur schnelleren Problemlösung verbessern, um neue Geschäftsmöglichkeiten zu erkennen.
Mehr Produktivität
Schatten-IT-Aktivitäten können die Produktivität tatsächlich steigern.
Wenn Mitarbeiter Software oder Cloud-Tools finden, die ihren Bedürfnissen besser entsprechen, können sie Aufgaben oft schneller und effektiver erledigen. Unter Umgehung langwieriger und monatelanger Prozesse können die Mitarbeiter benutzerfreundliche Tools nutzen, die ihren Bedürfnissen vor Ort entgegenkommen.
Bessere Nutzerzufriedenheit
Wenn Mitarbeiter Schatten-IT-Lösungen nutzen, dann in der Regel, weil diese Tools ihre Bedürfnisse besser erfüllen als genehmigte Optionen. Und angesichts der Tatsache, dass 61 % der Beschäftigten mit den vorhandenen Technologien unzufrieden sind, kann Schatten-IT potenziell zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und einem höheren Mitarbeiterengagement führen.
Entlastet die IT-Abteilung
Nicht genehmigte Apps können die ständig wachsende Arbeitsbelastung des IT-Teams verringern. Solange es Schatten-IT gibt, kann sie IT-Ressourcen für strategischere Projekte freisetzen. Ein effektives Schatten-IT-Management ist jedoch nach wie vor wichtig, um die Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.
Risiken der Schatten-IT
Auch wenn Schatten-IT einige Vorteile haben kann, dürfen die mit Schatten-IT verbundenen Risiken nicht außer Acht gelassen werden. Laut einem IBM-Bericht haben 83 % der Unternehmen mehr als eine Datenschutzverletzung erlitten, und nur 17 % der Verstöße waren Erstverstöße.
Deshalb sind wir der Meinung, dass Informationstechnologie-Teams sich dieser potenziellen Fallstricke bewusst sein müssen:
Sicherheitsrisiken
Wenn Mitarbeiter ein neues Tool ohne angemessene Prüfung übernehmen, kann dies zu Schwachstellen führen. Die Zunahme von Remote-Arbeit hat diese potenziellen Risiken noch verstärkt, da Privatnetzwerke möglicherweise nicht den gleichen Schutz bieten wie Office-Systeme.
Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften
Jedes neue Tool, das ohne Genehmigung der IT-Abteilung eingeführt wird, könnte gegen Vorschriften verstoßen. Ohne eine angemessene Aufsicht ist es schwierig, verdächtige Aktivitäten zu überwachen oder eine angemessene Zugangskontrolle zu gewährleisten, was zu Verstößen gegen die Vorschriften führen kann. Das können wir nicht oft genug betonen, vor allem, wenn es im Durchschnitt 277 Tage dauert, bis ein Verstoß erkannt und eingedämmt wird.
Datenverlust
Neue Anwendungen und Schatten-IT innerhalb eines Unternehmens können zu einer Datenfragmentierung führen. Wenn Beschäftigte eine nicht genehmigte Cloud-App nutzen oder Unternehmensdaten auf einem privaten Gerät speichern, wird es schwierig, sensible Informationen zu verfolgen und zu schützen.
Erhöhte IT-Kosten und Ineffizienzen
Ganz zu schweigen von den potenziellen finanziellen Verlusten (die wir gleich besprechen werden).
Auch wenn Schatten-IT anfangs kosteneffizient erscheint, kann es auf lange Sicht schwierig sein, sie effektiv zu verwalten. Die Notwendigkeit, Integrationsprobleme zu überwinden und zusätzliche Verwaltungstools zu implementieren, kann zu unerwarteten Ausgaben und Ineffizienzen führen.
Ist Schatten-IT ein wachsendes Problem?
Wie kannst du Schatten-IT kontrollieren?
Spoiler-Alarm: Du kannst es nicht. Zumindest nicht so, wie du vielleicht denkst.
Die Sache ist die: Schatten-IT wächst nicht nur - sie explodiert geradezu. Aber bevor du in Panik gerätst, lass uns einen Blick auf die Fakten werfen:
Ein Forschungsbericht von CORE aus dem Jahr 2020 zeigt, dass die Nutzung von Schatten-IT um 59 % gestiegen ist, seit Remote-Arbeit zur Norm geworden ist. Igitt, oder?
Aber jetzt wird's interessant...
Gartner prognostiziert, dass bis 2027 satte 75 % der Beschäftigten technische Tüftler sein werden, Sie entwickeln oder optimieren Technologien, die nicht auf dem Radar der IT-Abteilung sind.
Bevor du jetzt anfängst, über das Risikomanagement zu schwitzen, bedenke Folgendes: Was wäre, wenn wir dir sagen würden, dass Schatten-IT auch eine Chance ist?
Anstatt gegen den Strom zu schwimmen, reiten clevere Unternehmen auf der Welle. Sie setzen auf Cybersicherheitsschulungen und nutzen die Fähigkeiten der Schatten-IT zu ihrem Vorteil.
Das Geheimnis? Cybersecurity-Schulungen für Citizen-Developer.
Stell dir vor, du gibst deinen Mitarbeitern eine Lizenz zur Innovation - und das auf sichere Weise.
Ist Schatten-IT also ein Problem? Nur, wenn du nicht bereit bist, ihre Macht zu nutzen.
Citizen-Development ist die Zukunft der App-Entwicklung
Ja.
Die Zukunft der App-Entwicklung liegt nicht nur in den Händen deiner IT-Abteilung - sie liegt in deinem ganzen Team.
Citizen-Development krempelt das Skript der Schatten-IT-Verwaltung um und verwandelt potenzielle Kopfschmerzen in bahnbrechende Innovationen.
Anstatt zu versuchen, Schatten-IT zu unterbinden, setzen vorausschauende Unternehmen auf Best Practices, die es den Beschäftigten ermöglichen, Lösungen zu entwickeln.
Citizen-Development kann Innovationen im Jahr 2024 vorantreiben ohne die Sicherheitsrisiken der Schatten-IT.
Hier sind 5 Tipps, mit denen du Schatten-IT ohne Kopfschmerzen verwalten kannst.
5 Geheimnisse für die Verwaltung von Schatten-IT mit Citizen Development
Bist du bereit, die Herausforderung der Schatten-IT in deine Geheimwaffe zu verwandeln? Hier erfährst du, wie du das machst:
1. Eine kooperative IT-Business-Kultur fördern
Brich die Silos zwischen IT und anderen Abteilungen auf.
Wenn alle an einem Strang ziehen, wird IT-Schattenmanagement zu einem Mannschaftssport und nicht zu einem Katz-und-Maus-Spiel.
Fördere offene Kommunikationskanäle, in denen Fachabteilungen ihre technischen Anforderungen frei mit der IT-Abteilung besprechen können. Dieser kollaborative Ansatz hilft, Lücken in den aktuellen Systemen zu erkennen und ebnet den Weg für genehmigte Lösungen, die den tatsächlichen Geschäftsanforderungen entsprechen.
2. Ein zentrales Kommandozentrum für Entwicklung einrichten
Verwende eine zentrale Plattform, auf der Entwickler/innen auf genehmigte Tools, Ressourcen und Richtlinien zugreifen können.
Dieser Hub dient als zentrale Anlaufstelle für alle Entwickler-Aktivitäten und macht so die Verwaltung von Schatten-IT effizienter und transparenter. Die IT-Abteilung behält den Überblick und gibt Mitarbeitern die Freiheit, in einer kontrollierten Arbeitsumgebung zu innovieren.
3. Einführung starker Governance- und Kontrollmechanismen
Entwickle klare Richtlinien für die App-Entwicklung. Diese Richtlinien sollten die Sicherheitsanforderungen, die Verfahren zur Datenverarbeitung und die Genehmigungsprozesse beschreiben.
Wenn du klare Grenzen setzt, kannst du potenzielle Risiken im Zusammenhang mit Schatten-IT besser kontrollieren und gleichzeitig Innovationen fördern. Regelmäßige Audits und Überprüfungen können helfen, die Einhaltung der Richtlinien sicherzustellen.
4. Halte Citizen Developers geschult und einsatzbereit
Investiere in fortlaufende Schulungsprogramme, die dein Team über bewährte Sicherheitspraktiken, Compliance-Anforderungen und die neuesten Entwicklungstools aufklären.
So können Mitarbeiter/innen zu "Citizen Developers" werden und Anwendungen sicher und effizient entwickeln. Indem du eine Kultur des kontinuierlichen Lernens förderst, minderst du nicht nur Risiken, sondern baust auch eine qualifizierte und anpassungsfähige Belegschaft auf.
5. Gib deinen Mitarbeitern die Macht mit No-Code-Plattformen
Biete deinem Team bewährte No-Code-Entwicklungsplattformen an.
Mit No-Code-Tools wie LoftOS können deine Mitarbeiter/innen Lösungen für verschiedene Anforderungen 10x schneller erstellen, vom digitalen Event-Hosting über flexible Datenbanken bis hin zur Erstellung von Websites und Projektmanagement - und das alles in einem sicheren Rahmen.
Indem du benutzerfreundliche Alternativen zu nicht genehmigten Apps anbietest, lenkst du die Innovation in eine kontrollierte, produktive Richtung.
Schatten-IT kann dein Unternehmen eine Menge Geld kosten
Du denkst, Schatten-IT ist nur eine kleine Unannehmlichkeit? Denk nochmal nach. Das Preisschild könnte dich dazu bringen das zu überdenken.
Lass uns mal ein paar Zahlen durchrechnen:
Gartner hat herausgefunden, dass Schatten-IT satte 30 % bis 40 % der IT-Ausgaben in Unternehmen ausmacht. Das ist ein riesiger Batzen Geld, der unter dem Radar fliegt.
Aber halt, es kommt noch schlimmer.
Der Cost of a Data Breach Report 2022 zeigt, dass Datenschutzverletzung die Unternehmen im Durchschnitt 4,35 Millionen Dollar kostet. Und weißt du was? 60 % dieser Datenschutzverletzungen führen zu Preiserhöhungen, die an die Verbraucher weitergegeben werden.
Beim Management von Schatten-IT geht es nicht nur darum, dass dein IT-Team bei Verstand bleibt. Es geht auch darum, dein Umsätze zu schützen.
Beispiele für Schatten-IT mögen harmlos erscheinen - eine unzulässige Cloud-Speicher-App hier, ein nicht genehmigtes Projektmanagement-Tool dort. Aber ohne eine solide Schatten-IT-Richtlinie können sich diese kleinen Entscheidungen zu großen finanziellen Risiken auswachsen.
Zu den Kosten der Schatten-IT gehören nicht nur mögliche Datenschutzverletzungen. Hinzu kommen die Ineffizienz doppelter Systeme, Verstöße gegen Vorschriften und Produktivitätsverluste, wenn nicht genehmigte Tools versagen.
Die Schlussfolgerung? Schatten-IT zu ignorieren ist nicht nur riskant - es ist auch teuer.
LoftOS hilft deinem Unternehmen bei der Beseitigung von Schatten-IT
Hast du es satt, dich gegen Schatten-IT zu wehren?
LoftOS bietet eine proaktive Lösung, die die Ursache an der Wurzel packt.
Unsere No-Code-Plattform gibt deinen Teams die Möglichkeit, die Tools zu erstellen, die sie brauchen, wenn sie sie brauchen - und das alles in einer sicheren, von der IT genehmigten Umgebung.
Mit LoftOS kannst du:
- Prozesse rationalisieren und die Produktivität steigern, ohne die Sicherheit zu beeinträchtigen
- GSVGO-konform sein und deine sensiblen Daten schützen
- all deine digitalen Tools zentralisieren und damit den Bedarf an riskanten Drittanbieter-Apps eliminieren
- eine schnelle Entwicklung ermöglichen und so die Abhängigkeit von überlasteten IT-Abteilungen verringern
- biete eine nutzerfreundliche Oberfläche, die nur minimale Schulungen erfordert
Indem LoftOS deinen Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, sicher zu innovieren, verwandelt es Schatten-IT von einer Bedrohung in einen Wettbewerbsvorteil.
Bist du bereit, Schatten-IT in eine Wachstumskraft zu verwandeln? Teste LoftOS noch heute kostenlos und erlebe die Zukunft der sicheren und effizienten App-Entwicklung.
